„Bei uns sind alle Führungskräfte leitend, die erfassen nicht“ – diese Annahme hält in vielen Betrieben einer Prüfung nicht stand. Das Arbeitszeitgesetz nimmt nur einen kleinen, gesetzlich eng umrissenen Personenkreis aus. Für alle anderen Führungskräfte gelten Höchstarbeitszeit, Ruhezeit und Erfassungspflicht wie für jede andere Beschäftigte.
Von Dr. Katharina Müller · 26. Oktober 2026 · Quellen am Seitenende
Kurz beantwortet: Leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG und Chefärzte sind nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen – für sie gelten weder die Höchstarbeitszeit noch die Ruhezeit noch die Aufzeichnungspflicht des § 16 Abs. 2 ArbZG. Ob die allgemeine Erfassungspflicht, die das Bundesarbeitsgericht am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitet hat, sie trotzdem erfasst, ist höchstrichterlich nicht entschieden; viel spricht dafür, dass die Ausnahme auch hier durchschlägt, eine Gegenansicht hält die Erfassung für geboten. Eindeutig ist dagegen: Führungskräfte ohne Leitenden-Status – Team-, Schicht- und viele Abteilungsleiter, außertariflich Angestellte, Oberärzte – unterliegen dem ArbZG und der Erfassungspflicht vollständig.
Das Arbeitszeitgesetz definiert den Begriff nicht selbst, sondern verweist auf das Betriebsverfassungsgesetz. Leitender Angestellter ist nach § 5 Abs. 3 Satz 2 BetrVG, wer nach Arbeitsvertrag und Stellung im Unternehmen oder Betrieb mindestens eines der folgenden Merkmale erfüllt:
Die Formulierung „nach Arbeitsvertrag und Stellung“ ist entscheidend: Ein Titel wie „Head of“, „Bereichsleitung“ oder „Leitender Angestellter“ im Vertrag begründet den Status nicht. Es kommt darauf an, ob die Befugnisse tatsächlich eingeräumt und tatsächlich ausgeübt werden. Wer Einstellungen nur vorschlagen darf, die Personalabteilung oder Geschäftsführung aber unterschreibt, erfüllt Nr. 1 nicht.
Für das dritte, offenste Merkmal enthält § 5 Abs. 4 BetrVG eine Hilfsregel für Zweifelsfälle. Danach ist im Zweifel leitend, wer bei der letzten Betriebsrats- oder Sprecherausschusswahl den leitenden Angestellten zugeordnet wurde, einer Leitungsebene angehört, auf der überwiegend leitende Angestellte vertreten sind, ein für leitende Angestellte im Unternehmen übliches Jahresarbeitsentgelt erhält – oder, wenn auch dann noch Zweifel bleiben, ein Jahresarbeitsentgelt oberhalb des Dreifachen der Bezugsgröße nach § 18 SGB IV bezieht. Bei einer Bezugsgröße von 47.460 Euro für 2026 liegt diese Schwelle bei 142.380 Euro im Jahr. Wichtig: Die Hilfsregel greift nur, wenn nach Nr. 3 echte Zweifel bestehen. Ein hohes Gehalt allein macht niemanden zum leitenden Angestellten.
In der Praxis ist der Kreis deshalb klein. In einem mittelständischen Unternehmen sind es oft nur die Mitglieder der Ebene unmittelbar unter der Geschäftsführung, und auch dort nicht automatisch alle.
§ 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG erklärt das Gesetz für leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG sowie für Chefärzte für nicht anwendbar. Ausgenommen sind nach Nr. 2 außerdem Leiter öffentlicher Dienststellen, deren Vertreter und Beschäftigte im öffentlichen Dienst, die zu selbständigen Personalentscheidungen befugt sind. Die Ausnahme ist vollständig: Es gelten weder die Höchstarbeitszeit nach § 3 noch die Pausen nach § 4, die Ruhezeit nach § 5, das Sonntagsbeschäftigungsverbot nach § 9 noch die Aufzeichnungspflicht für Mehrarbeit nach § 16 Abs. 2 ArbZG.
Daraus folgt aber nicht, dass für leitende Angestellte überhaupt keine Regeln zur Arbeitszeit bestehen:
Betriebsverfassungsrechtlich hat der Status eine zweite Folge: Nach § 5 Abs. 3 Satz 1 BetrVG findet das Gesetz auf leitende Angestellte keine Anwendung. Der Betriebsrat vertritt sie nicht, sein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 6 BetrVG erstreckt sich nicht auf ihre Arbeitszeitregelung. Zuständig ist, wo einer besteht, der Sprecherausschuss nach dem Sprecherausschussgesetz.
Hier liegt die eigentliche Rechtsunsicherheit. Die allgemeine Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen, stützt das Bundesarbeitsgericht nicht auf das Arbeitszeitgesetz, sondern auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, ausgelegt im Licht des EuGH-Urteils vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Das Arbeitsschutzgesetz nimmt leitende Angestellte nicht aus – auf den ersten Blick spricht das für eine Erfassungspflicht auch für sie.
Der Beschluss selbst ist differenzierter. Das Gericht führt aus, die Erfassungspflicht erstrecke sich auf die Arbeitnehmer, für die der Gesetzgeber nicht nach Art. 17 Abs. 1 der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG von den Vorgaben zu Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten abgewichen ist; es übernimmt damit die Formulierung des EuGH, die Pflicht bestehe „unbeschadet“ dieser Vorschrift. Art. 17 Abs. 1 lit. a der Richtlinie erlaubt solche Abweichungen gerade für leitende Angestellte und sonstige Personen mit selbständiger Entscheidungsbefugnis. Zu den Ausnahmen der §§ 18 bis 21 ArbZG sagt das BAG ausdrücklich, sie seien im entschiedenen Fall nicht einschlägig gewesen (Rn. 56 f.). Über leitende Angestellte musste es also nicht entscheiden – und hat es nicht.
Aus diesem Befund werden zwei Schlüsse gezogen:
Für die große Mehrheit der Führungskräfte stellt sich die Streitfrage gar nicht. Teamleitungen, Schichtleitungen, Filial- und Stationsleitungen, Projektleiter und viele Abteilungsleiter erfüllen keines der drei Kriterien des § 5 Abs. 3 BetrVG. Für sie gilt das Arbeitszeitgesetz uneingeschränkt, und ihre Arbeitszeit ist nach BAG 1 ABR 22/21 zu erfassen.
Zwei Fehlannahmen sind besonders verbreitet:
Gerade bei Führungskräften der mittleren Ebene ist die Erfassung arbeitsschutzrechtlich besonders relevant: Hier fallen lange Tage, Abendtermine und Erreichbarkeit nach Feierabend häufig zusammen. Ob die elfstündige Ruhezeit nach § 5 ArbZG eingehalten wird, lässt sich ohne Aufzeichnung kaum nachvollziehen.
Chefärzte nennt § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG ausdrücklich neben den leitenden Angestellten. Auf die Kriterien des § 5 Abs. 3 BetrVG kommt es für sie nicht an. Gemeint ist die ärztliche Leitung einer Abteilung oder Klinik. Oberärzte, auch leitende Oberärzte, sind nicht erfasst – für sie gelten ArbZG, Tarifvertrag und die Erfassungspflicht, einschließlich der Regeln zu Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft.
Geschäftsführer einer GmbH und Vorstandsmitglieder sind nach deutschem Verständnis in der Regel keine Arbeitnehmer, sondern Organe der Gesellschaft; das ArbZG ist auf sie schon deshalb nicht anwendbar, auf § 18 kommt es nicht an. Eine Einschränkung macht das Unionsrecht: Der EuGH hat einen Fremdgeschäftsführer ohne Gesellschaftsanteile, der Weisungen der Gesellschafter unterliegt, als Arbeitnehmer im Sinne der Massenentlassungsrichtlinie eingeordnet (Urteil vom 09.07.2015 – C-229/14, Balkaya). Ob sich das auf die Arbeitszeitrichtlinie übertragen lässt, ist offen. Für die Praxis der Zeiterfassung spielt das selten eine Rolle, sollte bei weisungsgebundenen Fremdgeschäftsführern aber bekannt sein.
| Personengruppe | ArbZG gilt? | Erfassung der Arbeitszeit |
|---|---|---|
| Leitende Angestellte nach § 5 Abs. 3 BetrVG | Nein (§ 18 Abs. 1 Nr. 1) | Keine Pflicht nach § 16 ArbZG; Pflicht nach § 3 ArbSchG umstritten – Erfassung empfohlen, wenn feste Präsenzzeiten bestehen |
| Chefärzte | Nein (§ 18 Abs. 1 Nr. 1) | Wie leitende Angestellte; freiwillige Erfassung verbreitet, etwa wegen Dienstplanung und Vertretung |
| Leiter öffentlicher Dienststellen und Vertreter, Beschäftigte mit selbständiger Personalbefugnis im öffentlichen Dienst | Nein (§ 18 Abs. 1 Nr. 2) | Wie leitende Angestellte; Dienstrecht und Tarifvertrag beachten |
| Abteilungs-, Bereichs-, Team- und Schichtleitungen ohne Kriterien des § 5 Abs. 3 BetrVG | Ja | Pflicht (BAG 1 ABR 22/21; Mehrarbeit zusätzlich § 16 Abs. 2 ArbZG) |
| Außertarifliche Angestellte | Ja | Pflicht |
| Beschäftigte mit Vertrauensarbeitszeit | Ja | Pflicht, Delegation an die Beschäftigten zulässig |
| Oberärzte, leitende Oberärzte | Ja | Pflicht |
| GmbH-Geschäftsführer, Vorstände | Nein, in der Regel keine Arbeitnehmer | Keine Pflicht; bei weisungsgebundenen Fremdgeschäftsführern unionsrechtliche Einordnung offen |
Die Tabelle zeigt die geltende Rechtslage. Sie ersetzt nicht die Einzelfallprüfung des Leitenden-Status, die bei Streit am Ende ein Arbeitsgericht vornimmt.
Der Koalitionsvertrag von 2025 kündigt eine elektronische Arbeitszeiterfassung an, die Vertrauensarbeitszeit weiterhin ermöglichen soll. Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom 18. Juni 2026 setzt das um, indem er die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer in § 16 ArbZG verankert – also im Arbeitszeitgesetz selbst. Eine Änderung der Bereichsausnahmen des § 18 ArbZG ist nach den veröffentlichten Darstellungen nicht vorgesehen. Würde der Entwurf so Gesetz, wären leitende Angestellte und Chefärzte von der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht ausdrücklich ausgenommen; die Streitfrage aus dem Arbeitsschutzgesetz wäre damit allerdings nicht automatisch erledigt, weil § 3 ArbSchG unverändert bliebe.
Für Betriebe ergibt sich daraus eine einfache Reihenfolge:
In Systemen, die Dienstplan und Zeiterfassung verbinden, ist die Abbildung meist eine Frage der Konfiguration. In Aplano beispielsweise werden Zeiten per Mitarbeiter-App, Browser oder Tablet-Terminal gebucht, Stundenkonten und Abwesenheiten laufen im selben System, und Hinweise zu Pausen- und Ruhezeitkonflikten nach dem Arbeitszeitgesetz zeigen Verstöße an; die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif enthalten (4,50 Euro je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., Stand Juli 2026). Weitere Systeme vergleicht die Lösungsliste.
Fazit: Die Ausnahme für leitende Angestellte ist eng und an harte Kriterien geknüpft – Einstellungs- und Entlassungsbefugnis, bedeutende Prokura oder echte unternehmerische Schlüsselfunktion. Für diesen kleinen Kreis gilt das ArbZG nicht, und ob die arbeitsschutzrechtliche Erfassungspflicht greift, ist offen. Für alle übrigen Führungskräfte, auch AT-Angestellte und Beschäftigte mit Vertrauensarbeitszeit, gilt die Erfassungspflicht ohne Einschränkung.
Nach dem Arbeitszeitgesetz nicht: § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG nimmt leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG und Chefärzte vom Gesetz aus, damit entfällt auch die Aufzeichnungspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG. Ob die allgemeine Erfassungspflicht nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, die das BAG am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) festgestellt hat, sie erfasst, ist nicht höchstrichterlich entschieden. Viel spricht dafür, dass die Ausnahme durchschlägt; eine Gegenansicht hält die Erfassung jedenfalls bei festen Präsenzzeiten für geboten.
Leitend ist, wer nach Arbeitsvertrag und tatsächlicher Stellung entweder selbständig einstellen und entlassen darf, eine im Innenverhältnis bedeutende Generalvollmacht oder Prokura hat oder regelmäßig unternehmerische Schlüsselaufgaben weitgehend weisungsfrei wahrnimmt. Ein Titel im Vertrag genügt nicht. Bei Zweifeln am dritten Merkmal hilft § 5 Abs. 4 BetrVG, unter anderem mit einer Gehaltsschwelle vom Dreifachen der Bezugsgröße – 2026 sind das 142.380 Euro im Jahr.
Ja. Außertariflich bedeutet nur, dass das Gehalt oberhalb der höchsten Tarifgruppe liegt. AT-Angestellte sind keine leitenden Angestellten, solange sie keines der Kriterien des § 5 Abs. 3 BetrVG erfüllen. Für sie gelten Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeit und die Erfassungspflicht wie für alle anderen Arbeitnehmer.
Ja, sofern sie nicht leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG sind. Vertrauensarbeitszeit verzichtet auf die Kontrolle der Lage der Arbeitszeit, nicht auf ihre Aufzeichnung. Der Arbeitgeber darf die Erfassung an die Beschäftigten delegieren, bleibt aber für ein funktionierendes System verantwortlich.
Chefärzte sind nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG ausdrücklich vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen; für sie gilt dasselbe wie für leitende Angestellte. Oberärzte, auch leitende Oberärzte, fallen nicht unter die Ausnahme. Für sie gelten das ArbZG, die tariflichen Regeln zu Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft und die Erfassungspflicht.
In der Regel nicht. Geschäftsführer und Vorstände sind als Organe der Gesellschaft nach deutschem Verständnis keine Arbeitnehmer, das Arbeitszeitgesetz gilt für sie nicht. Unionsrechtlich hat der EuGH einen weisungsgebundenen Fremdgeschäftsführer ohne Anteile für die Massenentlassungsrichtlinie als Arbeitnehmer behandelt (C-229/14, Balkaya); ob das auf das Arbeitszeitrecht übertragbar ist, ist offen.
Alle Ausnahmen und Grenzen des Gesetzes: Arbeitszeitgesetz im Überblick. Modell ohne Kontrolle der Lage: Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung. Geplante elektronische Form: Referentenentwurf 2026. Zeitplan und geltende Pflicht: Elektronische Zeiterfassung: Pflicht ab wann?
Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Quellen und Stand (26. Oktober 2026): § 18 ArbZG · § 16 ArbZG · § 5 ArbZG · § 5 BetrVG (leitende Angestellte, Zweifelsregel Abs. 4) · § 87 BetrVG · Sprecherausschussgesetz · § 1 ArbSchG · § 2 ArbSchG · § 3 ArbSchG · § 5 ArbSchG · BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 (Rn. 55–57 zu Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie und §§ 18 bis 21 ArbZG) · EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 · EuGH, Urteil vom 09.07.2015 – C-229/14 (Balkaya) · Richtlinie 2003/88/EG (Art. 17 Abs. 1) · Auslegungsmitteilung der EU-Kommission zur Arbeitszeitrichtlinie, ABl. C 165 vom 24.05.2017 · Deutsche Rentenversicherung: Rechengrößen 2026 (Bezugsgröße 47.460 Euro) · IHK Rhein-Neckar: Arbeitszeiterfassung (leitende Angestellte, § 18 ArbZG im Entwurf) · BMAS: Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vom 18.06.2026 (Entwurfsstand, kein Kabinettsbeschluss, Stand 26.10.2026) · Koalitionsvertrag 2025 (elektronische Erfassung, Vertrauensarbeitszeit) · aplano.de (Funktions- und Preisangaben). Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall; verbindlich sind Gesetz, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung.