Die Frage wird täglich gestellt und fast immer falsch beantwortet: „Seit 2026 muss elektronisch erfasst werden.“ Richtig ist: Erfasst werden muss seit 2022, elektronisch soll es ab 2027 werden – wenn der Entwurf Gesetz wird. Dieser Beitrag legt den Zeitstrahl von 2019 bis 2032 aus, trennt geltendes Recht von Plan und sagt, was Betriebe jeder Größe daraus ableiten sollten.
Von Dr. Katharina Müller · 19. September 2026 · Quellen am Seitenende
Kurz beantwortet: Stand 19. September 2026 gibt es kein Datum, ab dem die Arbeitszeit elektronisch erfasst werden muss. Die Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit überhaupt zu erfassen, gilt dagegen bereits seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) – in jeder Form, auch auf Papier. Der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 will die elektronische, taggleiche Aufzeichnung zum Regelfall machen und sieht das Inkrafttreten zum 1. Januar 2027 vor, mit Übergangsfristen von einem Jahr allgemein, zwei Jahren bei unter 250 und fünf Jahren bei unter 50 Beschäftigten; Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten dürften dauerhaft nicht-elektronisch aufzeichnen. Ein Kabinettsbeschluss steht aus. Für Minijobs und die Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes gilt unabhängig davon schon heute § 17 MiLoG mit Aufzeichnung binnen sieben Tagen.
Die Verwirrung entsteht, weil zwei Pflichten mit demselben Wort bezeichnet werden. Die erste ist die Pflicht zur Erfassung: Sie folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes in der Auslegung, die das Bundesarbeitsgericht 2022 vorgenommen hat, und sie gilt seit diesem Tag für jeden Arbeitgeber in Deutschland. Die zweite ist die Pflicht zur elektronischen Form: Sie steht in keinem geltenden Gesetz, sondern in einem Referentenentwurf, der noch nicht einmal vom Kabinett beschlossen ist. Wer „ab wann“ fragt, muss also zuerst sagen, welche der beiden Pflichten gemeint ist.
Die erste Antwort ist einfach: seit dem 13. September 2022. Die zweite lautet: frühestens 2028, für die meisten Betriebe deutlich später – vorausgesetzt, das Gesetz kommt in der Form des Entwurfs. Beide Antworten stehen im Folgenden mit ihren Quellen.
| Datum | Ereignis | Status | Bedeutung für Betriebe |
|---|---|---|---|
| 14. Mai 2019 | EuGH, C-55/18 (CCOO): Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten | Geltendes Unionsrecht | Verpflichtet zunächst den Gesetzgeber; deutsche Betriebe blieben zunächst bei § 16 Abs. 2 ArbZG (nur Stunden über acht) |
| 13. September 2022 | BAG, 1 ABR 22/21: Die Pflicht besteht schon heute aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG; Beginn, Ende und Dauer sind zu erfassen, die Form ist offen, die Aufzeichnung darf delegiert werden | Geltendes Recht | Seit diesem Tag muss jeder Arbeitgeber ein Erfassungssystem haben – auf Papier, in einer Tabelle oder elektronisch |
| 18. April 2023 | Erster Referentenentwurf des BMAS: elektronische Erfassung am Tag der Arbeitsleistung, Übergangsfristen von einem, zwei und fünf Jahren, Ausnahme bis zehn Beschäftigte | Nicht weiterverfolgt | Blieb in der Ressortabstimmung stecken; kein Gesetz |
| April 2025 | Koalitionsvertrag: Wochenhöchstarbeitszeit statt Tageshöchstarbeitszeit, elektronische Erfassung „unbürokratisch“ regeln, Vertrauensarbeitszeit erhalten | Politische Absicht | Kündigt die Kopplung von Flexibilisierung und Erfassung an |
| 18. Juni 2026 | Referentenentwurf des BMAS zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes: elektronische, grundsätzlich taggleiche Aufzeichnung; Tariföffnung für nicht-elektronische oder spätere Erfassung bis sieben Tage; Aufbewahrung mindestens zwei Jahre; Inkrafttreten 1. Januar 2027 | Entwurf, nicht beschlossen | Zeigt die Richtung; Ressortabstimmung läuft, Kabinettsbeschluss steht aus |
| Juli 2026 | Der Koalitionsausschuss nimmt die Arbeitszeitreform nicht in sein Maßnahmenpaket auf | Verfahrensstand | Das geplante Inkrafttreten zum 1. Januar 2027 wird knapp; Verschiebung möglich |
| 1. Januar 2027 (geplant) | Inkrafttreten nach dem Entwurf; Beginn der Übergangsfristen | Plan | Nur relevant, wenn Bundestag und Bundesrat das Gesetz bis dahin verabschieden |
| 1. Januar 2028 (geplant) | Ende der allgemeinen Übergangsfrist von einem Jahr | Plan | Betriebe ab 250 Beschäftigten müssten elektronisch erfassen |
| 1. Januar 2029 (geplant) | Ende der Übergangsfrist von zwei Jahren | Plan | Betriebe mit 50 bis 249 Beschäftigten |
| 1. Januar 2032 (geplant) | Ende der Übergangsfrist von fünf Jahren | Plan | Betriebe mit 11 bis 49 Beschäftigten; bis zehn Beschäftigte dauerhaft ausgenommen von der elektronischen Form |
Die geltende Pflicht ist kürzer, als viele annehmen, aber sie ist verbindlich. Das Bundesarbeitsgericht verlangt ein System, das Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst. Es verlangt nicht, dass der Arbeitgeber selbst erfasst – die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten delegiert werden –, und es verlangt keine bestimmte Form. Es verlangt aber, dass das System tatsächlich genutzt wird: Ein Formular, das niemand ausfüllt, ist kein System.
Hinzu kommen drei ältere Pflichten, die unabhängig vom BAG-Beschluss bestehen und teils strenger sind:
| Pflicht | Rechtsgrundlage | Wer | Was und wann | Sanktion |
|---|---|---|---|---|
| Erfassung der gesamten Arbeitszeit | § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, BAG 1 ABR 22/21 | Alle Arbeitgeber | Beginn, Ende, Dauer täglich; Form offen; Delegation zulässig | Anordnung der Aufsichtsbehörde nach § 22 Abs. 3 ArbSchG, bei Missachtung Bußgeld nach § 25 ArbSchG |
| Aufzeichnung der Mehrarbeit | § 16 Abs. 2 ArbZG | Alle Arbeitgeber | Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich und Sonn-/Feiertagsarbeit; zwei Jahre aufbewahren | Bis 30.000 Euro (§ 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG) |
| Aufzeichnung nach Mindestlohngesetz | § 17 MiLoG | Arbeitgeber von Minijobbern und in den Branchen des § 2a SchwarzArbG | Beginn, Ende, Dauer bis zum siebten Kalendertag; zwei Jahre aufbewahren | Bis 30.000 Euro, in den § 2a-Branchen bis 50.000 Euro (§ 21 MiLoG) |
| Verzeichnis der Opt-out-Einwilligungen | § 16 Abs. 2 Satz 2 ArbZG | Arbeitgeber mit Verlängerung nach § 7 Abs. 7 ArbZG | Namen der Beschäftigten, die eingewilligt haben | Bis 30.000 Euro (§ 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG) |
Für die Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes – Bau, Gastgewerbe, Logistik, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft, Wach- und Sicherheitsgewerbe, seit 2026 auch Friseur- und Kosmetikbetriebe – ist die Frage „ab wann“ damit schon beantwortet: seit 2015. Was dort im Einzelnen gilt und wie der Zoll prüft, beschreibt der Beitrag zur Sofortmeldung.
Der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 fügt der bestehenden Pflicht vor allem drei Merkmale hinzu: die Form (elektronisch), den Zeitpunkt (grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung) und die Aufbewahrung (mindestens zwei Jahre). Er regelt außerdem, dass Beschäftigte Auskunft und eine Kopie ihrer Aufzeichnungen verlangen können, und öffnet Tarifverträgen den Weg zu Abweichungen: nicht-elektronische Aufzeichnung oder ein späterer Zeitpunkt, höchstens jedoch sieben Kalendertage nach der Arbeitsleistung.
App, Terminal, Browser oder Tabellenkalkulation – der Entwurf schreibt kein System vor. Verlangt sind Vollständigkeit, Zugriff, Korrekturpfad, Auswertbarkeit und Datenschutz.
Taggleiche Erfassung als Regelfall; Tarifverträge dürfen bis zu sieben Kalendertage einräumen. Nachträgliche Monatslisten wären damit unzulässig.
Beschäftigte oder Dritte dürfen aufzeichnen; der Arbeitgeber bleibt verantwortlich. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, sofern Verstöße gegen Arbeits- und Ruhezeiten bekannt werden.
Kleinstbetriebe dürften dauerhaft nicht-elektronisch aufzeichnen – erfassen müssen sie trotzdem. Für alle anderen laufen die Übergangsfristen ab Inkrafttreten.
Bemerkenswert ist, was der Entwurf nicht ändert: den Umfang. Beginn, Ende und Dauer waren schon nach dem BAG-Beschluss zu erfassen. Ein Betrieb, der heute ein elektronisches System nutzt, das am selben Tag bucht, Korrekturen protokolliert und Daten zwei Jahre vorhält, erfüllt den Entwurf bereits – ohne dass ein Stichtag ihn dazu zwingt. Was ein solches System technisch ausmacht, beschreibt die Seite Technik; wie der Entwurf insgesamt aufgebaut ist, der Beitrag zum Referentenentwurf 2026.
Aus einem Entwurf lässt sich kein Stichtag ableiten, aber eine Reihenfolge. Die Übergangsfristen des Entwurfs sind gestaffelt nach Betriebsgröße – und genau in dieser Reihenfolge lohnt es sich, die Vorbereitung zu planen:
| Betriebsgröße | Elektronische Form nach dem Entwurf | Was heute gilt | Sinnvoller Schritt |
|---|---|---|---|
| Bis 10 Beschäftigte | Dauerhaft nicht-elektronisch möglich | Erfassung in beliebiger Form; § 17 MiLoG bei Minijobs und in den § 2a-Branchen | Funktionierende Aufzeichnung sicherstellen; elektronisch nur, wenn Minijobs, Filialen oder Homeoffice die Papierliste unpraktisch machen |
| 11 bis 49 Beschäftigte | Fünf Jahre nach Inkrafttreten, planmäßig 2032 | Erfassung in beliebiger Form | Kein Zeitdruck, aber Prüfungsrisiko: Wer ohne System arbeitet, verletzt die geltende Pflicht schon heute. Einführung in Ruhe, mit Betriebsrat, falls vorhanden |
| 50 bis 249 Beschäftigte | Zwei Jahre nach Inkrafttreten, planmäßig 2029 | Erfassung in beliebiger Form; in dieser Größe fast immer Betriebsrat mit Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG | Anforderungen definieren, Betriebsvereinbarung verhandeln, System auswählen – der Zeitbedarf dafür liegt erfahrungsgemäß bei sechs bis zwölf Monaten |
| Ab 250 Beschäftigte | Ein Jahr nach Inkrafttreten, planmäßig 2028 | Erfassung in beliebiger Form; meist bereits elektronisch | Bestehendes System gegen die Entwurfsmerkmale prüfen: taggleiche Buchung, Korrekturprotokoll, Auskunftsfunktion, Aufbewahrung |
Die Logik dahinter: Die Übergangsfrist ist eine Frist für die Form, nicht für die Pflicht. Ein Betrieb mit 40 Beschäftigten, der 2026 noch gar nicht erfasst, hat keine fünf Jahre Zeit – er verletzt die geltende Pflicht seit 2022 und kann heute von der Aufsichtsbehörde zur Einführung eines Systems angewiesen werden. Der Entwurf würde ihm lediglich erlauben, dieses System bis 2032 auf Papier zu führen.
Unabhängig vom Gesetz setzen sich elektronische Systeme durch, weil sie drei Dinge leisten, die Papier nicht kann: Sie machen fehlende Buchungen am selben Tag sichtbar, sie halten Korrekturen mit altem und neuem Wert, Grund, Zeitpunkt und Bearbeiter fest, und sie liefern die Auswertung je Person und Zeitraum, die eine Aufsichtsbehörde bei einer Prüfung anfordert. Für schichtbasierte Betriebe verbindet eine Plattform wie Aplano die Ist-Zeit aus App, Tablet-Terminal oder RFID-Chip mit dem Dienstplan, Abwesenheiten und einem laufenden Stundenkonto; Beginn, Ende und Pausen entstehen am Tag selbst, Korrekturen bleiben nachvollziehbar, und Auswertungen lassen sich als CSV, Excel oder PDF ausgeben. Die Zeiterfassung ist dort im Pro-Tarif ab 4,50 Euro je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. enthalten. Welche Terminal-Varianten für welchen Betrieb passen, vergleicht der Beitrag zu Terminals mit Chip, Karte und Fingerabdruck; den geordneten Umstieg beschreibt der Beitrag Elektronische Zeiterfassung einführen.
Stand September 2026 gibt es kein Datum. Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom 18. Juni 2026 sieht das Inkrafttreten zum 1. Januar 2027 vor; die elektronische Form würde danach für Betriebe ab 250 Beschäftigten ein Jahr später verbindlich, für Betriebe unter 250 nach zwei Jahren und für Betriebe unter 50 nach fünf Jahren. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten dürften dauerhaft nicht-elektronisch aufzeichnen. Ein Kabinettsbeschluss und das parlamentarische Verfahren stehen aus; die Daten können sich verschieben oder ändern.
Die Erfassung ja, die elektronische Form nein. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ein System einführen müssen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. In welcher Form das geschieht, hat das Gericht offengelassen – Papier, Tabelle oder Software sind bis heute gleichermaßen zulässig. Die Pflicht besteht also seit 2022, ein Formzwang bislang nicht.
Die Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss gilt für jeden Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße. Der Referentenentwurf würde daran nichts ändern – er nimmt Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten nur von der elektronischen Form aus, nicht von der Aufzeichnung. Für Minijobs und die Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes gilt ohnehin schon § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer sind bis zum siebten Kalendertag aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren.
Nein. Der Referentenentwurf ist technologieoffen: Elektronisch ist jede Aufzeichnung, die in einem digitalen System erfolgt – eine App, ein Terminal, eine Browseranwendung oder eine Tabellenkalkulation. Entscheidend sind Vollständigkeit, Zugriff der Beschäftigten auf ihre Daten, ein nachvollziehbarer Korrekturpfad, Auswertbarkeit für die Aufsichtsbehörde und Datenschutz. Eine bestimmte Software oder ein Terminal schreibt der Entwurf nicht vor.
Sie bleibt zulässig. Weder der BAG-Beschluss noch der Referentenentwurf verbieten das Modell; beide verlangen nur, dass die Arbeitszeit erfasst wird. Der Entwurf lässt ausdrücklich zu, dass Beschäftigte die Aufzeichnung selbst vornehmen, und hält Vertrauensarbeitszeit weiter für möglich, sofern Verstöße gegen Arbeits- und Ruhezeiten bekannt werden – praktisch also eine automatische Konfliktmeldung des Systems statt dauernder Kontrolle. Die Verantwortung für das System bleibt beim Arbeitgeber.
Solange das Gesetz nicht in Kraft ist, gibt es keinen Stichtag und kein Bußgeld für die fehlende elektronische Form. Sanktioniert wird heute die fehlende Aufzeichnung: nach § 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG für die Stunden über acht und Sonntagsarbeit mit bis zu 30.000 Euro, nach § 21 MiLoG für Minijobs und die Zoll-Branchen mit bis zu 30.000 beziehungsweise 50.000 Euro. Der Referentenentwurf sieht für Verstöße gegen die neue Aufzeichnungspflicht ebenfalls Bußgelder vor; deren Höhe kann sich im Verfahren noch ändern.
Selten. Die Grundpflicht besteht bereits, und Betriebe, die heute noch ohne System arbeiten, tragen das Prüfungsrisiko schon jetzt. Wer ein elektronisches System einführt, erfüllt die geltende Pflicht in der Form, die der Entwurf ohnehin vorsieht, und ist bei einer Verabschiedung nicht auf die Übergangsfrist angewiesen. Warten lohnt sich allenfalls für Betriebe bis zehn Beschäftigte, die eine funktionierende Papieraufzeichnung haben und nach dem Entwurf dabei bleiben dürften.
Der Entwurf im Detail: Referentenentwurf Arbeitszeit 2026. Vertrauensarbeitszeit unter Erfassungspflicht: Wie beides zusammengeht. Die Branchen mit Siebentagefrist: Sofortmeldung und § 17 MiLoG. Einführung Schritt für Schritt: Elektronische Zeiterfassung einführen.
Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Quellen und Stand (19. September 2026): EuGH, Urteil vom 14. Mai 2019 – C-55/18 (CCOO) · BAG, Beschluss vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21 (Pressemitteilung 35/22; Gründe vom 3. Dezember 2022) · § 3 ArbSchG (Abs. 2 Nr. 1 Grundpflichten des Arbeitgebers) · § 16 ArbZG (Abs. 2 Aufzeichnung der Mehrarbeit, Aufbewahrung zwei Jahre) · § 22 ArbZG (Bußgeld bis 30.000 Euro) · § 17 MiLoG und § 21 MiLoG (Aufzeichnung bis zum siebten Kalendertag, Bußgeld bis 30.000 / 50.000 Euro) · Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Referentenentwurf eines Gesetzes zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vom 18. April 2023 (nicht weiterverfolgt) und vom 18. Juni 2026 (elektronische, taggleiche Aufzeichnung; Übergangsfristen ein, zwei und fünf Jahre; Ausnahme bis zehn Beschäftigte; Tariföffnung sieben Kalendertage; Inkrafttreten 1. Januar 2027 geplant) · Deutsches Handwerksblatt, „Neues Arbeitszeitgesetz: Das steht drin“ (1. Juli 2026: Übergangsfristen, Inkrafttreten, Verfahrensstand) · IHK Rhein-Neckar: Arbeitszeiterfassung – Pflicht, Gesetzesstand und Urteile · Kliemt.blog, „Gesetzesentwurf zur Arbeitszeit 2026“ (13. Mai 2026) · aplano.de (Funktions- und Preisangaben, September 2026). Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall; verbindlich sind Gesetz, Rechtsprechung und – nach Verabschiedung – der beschlossene Gesetzestext mit seinen dann geltenden Fristen.