Die häufigste Fehlinformation lautet, seit 2026 müsse jeder Betrieb bereits elektronisch erfassen. So einfach ist es nicht.
Objektives, verlässliches und zugängliches System.
Beginn, Ende und Dauer sind zu erfassen.
Derzeit keine allgemeine Formvorschrift.
Elektronisch und grundsätzlich taggleich – noch nicht Gesetz.
| Punkt | Heute verbindlich | Reformvorschlag 2026 |
|---|---|---|
| Umfang | Beginn, Ende, Dauer täglich | ebenfalls Beginn, Ende, Dauer |
| Form | keine allgemeine Formvorschrift | elektronischer Regelfall |
| Zeitpunkt | allgemein nicht konkretisiert; Sonderregeln beachten | grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung |
| Kleinbetriebe | keine pauschale Ausnahme von der Erfassung | geplante Ausnahmen/Übergänge für elektronische Form |
| Status | geltendes Recht | nicht verabschiedet |
Aplano erfasst Zeiten elektronisch per App, Browser oder Tablet-Station, führt ein laufendes Stundenkonto und erzeugt Auswertungen. Konfliktmeldungen können Planungsprobleme vor Veröffentlichung sichtbar machen. Das ersetzt keine rechtliche Prüfung, erfüllt aber zentrale organisatorische Anforderungen an digitale Prozesse.
Primärquellen: BAG 1 ABR 22/21 · BMAS FAQ · § 16 ArbZG · § 17 MiLoG.
Das BAG leitet die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab. Arbeitgeber müssen ein System einrichten, das Beginn und Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfasst. Nach der EuGH-Vorgabe muss dieses System objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Das BAG betont zugleich, dass die Form derzeit nicht zwingend elektronisch sein muss und die eigentliche Aufzeichnung an Beschäftigte delegiert werden kann; die Organisation bleibt Aufgabe des Arbeitgebers.
Kerndaten: Beginn, Ende, Dauer.
regelmäßige werktägliche Höchstarbeitszeit.
mit Ausgleich auf durchschnittlich 8 Stunden möglich.
Pause bei mehr als 6 bis 9 Stunden.
Pause bei mehr als 9 Stunden.
grundsätzliche tägliche Ruhezeit.
| Entwurfspunkt | Vorgesehene Regel | Technische Folge, falls beschlossen |
|---|---|---|
| Form und Zeitpunkt | Beginn, Ende und Dauer elektronisch am Tag der Arbeitsleistung | Taggleiche Vollständigkeitsprüfung und elektronische Buchung |
| Delegation | Beschäftigte oder Dritte dürfen erfassen; Arbeitgeber bleibt verantwortlich | Anleitung, Stichproben und Eskalation für fehlende Daten |
| Vertrauensarbeitszeit | Weiter möglich, wenn Verstöße gegen Arbeits- und Ruhezeiten bekannt werden | Warnungen und geregelte Reaktion statt dauernder Leistungskontrolle |
| Einsicht | Information sowie Ausdruck oder elektronische Kopie auf Verlangen | Self-Service oder verlässlicher Export je Person |
| Aufbewahrung | Mindestens zwei Jahre | Friststeuerung und anschließendes Löschkonzept |
| Tariföffnung | Nichtelektronische Form oder spätere Erfassung, höchstens sieben Kalendertage | Regelwerk muss betriebliche Abweichungen abbilden können |
| Bis 10 Beschäftigte | Dauerhafte Möglichkeit nichtelektronischer Aufzeichnung | Ausnahme betrifft die Form, nicht zwingend das Ob der Erfassung |
| Übergang | 1 Jahr allgemein, 2 Jahre bei weniger als 250, 5 Jahre bei weniger als 50 Beschäftigten | Gestaffelte Migration statt eines einheitlichen Stichtags |
Ein elektronisches System kann auch eine Tabellenkalkulation sein; der Entwurf schreibt keine bestimmte Anwendung vor. Für Unternehmen ist deshalb nicht das Etikett „digital“ entscheidend, sondern Vollständigkeit, Zugriff, Korrekturpfad, Auswertung und Datenschutz.
Quellen: BAG 1 ABR 22/21 · BMAS FAQ · Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 · Arbeitszeitgesetz.
Arbeitgeber müssen ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden einführen. Das folgt aus BAG 1 ABR 22/21 in unionsrechtskonformer Auslegung von § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG.
Vorgesehen sind grundsätzlich elektronische und taggleiche Erfassung, gestaffelte Übergangsfristen und Ausnahmen. Da der Vorschlag noch nicht verabschiedet ist, dürfen diese Punkte nicht als geltendes Recht dargestellt werden.
Ja. Die Beschäftigten können weiterhin über die Lage ihrer Arbeitszeit verfügen, die tatsächlich geleistete Zeit muss aber dokumentiert werden.
Bei der Ausgestaltung technischer Systeme können Mitbestimmungsrechte bestehen, insbesondere nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.