In elf Branchen beginnt ein Arbeitsverhältnis nicht mit dem ersten Handgriff, sondern mit einer Meldung an die Rentenversicherung. Seit Januar 2026 gehören Friseursalons, Kosmetikstudios und Lieferplattformen dazu. Dieser Beitrag erklärt die Sofortmeldung – und die zweite Pflicht, die in denselben Branchen an ihr hängt: die Arbeitszeitaufzeichnung binnen sieben Tagen.
Von Dr. Katharina Müller · 17. September 2026 · Quellen am Seitenende
Kurz beantwortet: Die Sofortmeldung nach § 28a Abs. 4 SGB IV ist eine zusätzliche Meldung an die Datenstelle der Rentenversicherung, die Arbeitgeber in elf Wirtschaftsbereichen – unter anderem Bau, Gastgewerbe, Transport und Logistik einschließlich Lieferdiensten, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft, Wach- und Sicherheitsgewerbe und seit dem 1. Januar 2026 auch Friseur- und Kosmetikgewerbe – spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung abgeben müssen. Inhalt: Familienname, Vorname, Versicherungsnummer, Betriebsnummer und Tag der Beschäftigungsaufnahme. Eine fehlende oder verspätete Meldung kostet nach § 111 SGB IV bis zu 25.000 Euro. In denselben Branchen müssen Beschäftigte nach § 2a SchwarzArbG ihren Ausweis mitführen, und der Arbeitgeber muss nach § 17 MiLoG Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit bis zum siebten Kalendertag aufzeichnen und zwei Jahre aufbewahren – Verstöße bis 50.000 Euro. Geprüft wird alles gemeinsam von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls, die 2025 rund 25.800 Arbeitgeber geprüft hat.
Jedes Beschäftigungsverhältnis wird zur Sozialversicherung angemeldet – im Regelfall mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn, über das Meldeverfahren DEÜV. Für bestimmte Branchen genügt das dem Gesetzgeber nicht: Dort ist die Wahrscheinlichkeit zu hoch, dass eine Person bei einer Kontrolle als „heute erster Tag, Anmeldung läuft“ ausgegeben wird. Die Sofortmeldung schließt diese Lücke. Sie muss vorliegen, bevor die Arbeit beginnt, und ist bei einer Prüfung des Zolls in Echtzeit abrufbar. Wer am Morgen des ersten Arbeitstags meldet, meldet rechtzeitig; wer am Abend meldet, hat die Ordnungswidrigkeit bereits begangen.
Die Sofortmeldung ersetzt die reguläre Anmeldung nicht. Beide Meldungen sind abzugeben: die Sofortmeldung mit dem Meldegrund 20 spätestens bei Beschäftigungsaufnahme, die Anmeldung mit dem Meldegrund 10 mit der nächsten Entgeltabrechnung. Übermittelt wird über das Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal an die Datenstelle der Rentenversicherung; ein Fax oder eine E-Mail an die Krankenkasse ist keine Sofortmeldung.
| Frage | Regelung |
|---|---|
| Wer meldet? | Der Arbeitgeber in einem der elf Wirtschaftsbereiche; bei Arbeitnehmerüberlassung der Verleiher |
| Wer wird gemeldet? | Jede beschäftigte Person – auch Minijobber, kurzfristig Beschäftigte, Aushilfen und Praktikanten im Arbeitsverhältnis |
| Wann? | Spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung, also vor Arbeitsbeginn |
| Was? | Familienname, Vorname, Versicherungsnummer (ersatzweise Geburtsdatum, Geburtsort und Anschrift zur Vergabe), Betriebsnummer des Arbeitgebers, Tag der Beschäftigungsaufnahme |
| Wohin? | Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV), elektronisch über Abrechnungsprogramm oder SV-Meldeportal, Meldegrund 20 |
| Ersetzt sie die Anmeldung? | Nein – die reguläre Anmeldung (Meldegrund 10) folgt mit der ersten Entgeltabrechnung |
| Bußgeld | bis 25.000 Euro (§ 111 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. b, Abs. 4 SGB IV) |
Der Branchenkatalog steht in § 2a Abs. 1 SchwarzArbG, auf den § 28a Abs. 4 SGB IV verweist. Das Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung – vom Bundestag am 13. November 2025 beschlossen, verkündet im Bundesgesetzblatt 2025 I Nr. 369 vom 29. Dezember 2025, in Kraft seit 1. Januar 2026 – hat ihn an drei Stellen verändert: Das Friseur- und Kosmetikgewerbe ist neu aufgenommen, plattformbasierte Lieferdienste sind dem Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe ausdrücklich zugeordnet, und die Forstwirtschaft ist gestrichen. Für das Fleischerhandwerk gilt eine Ausnahme von der Fleischwirtschaft.
| Nr. | Wirtschaftsbereich (§ 2a Abs. 1 SchwarzArbG) | Hinweis |
|---|---|---|
| 1 | Baugewerbe | Bauhaupt- und Baunebengewerbe, einschließlich Handwerksbetriebe auf Baustellen |
| 2 | Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe | Restaurants, Cafés, Bars, Hotels, Pensionen, Catering |
| 3 | Personenbeförderungsgewerbe | Taxi, Mietwagen, Busunternehmen |
| 4 | Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe | seit 2026 ausdrücklich einschließlich plattformbasierter Lieferdienste |
| 5 | Schaustellergewerbe | Volksfeste, Jahrmärkte, fahrende Betriebe |
| 6 | Gebäudereinigungsgewerbe | Unterhalts-, Glas- und Industriereinigung |
| 7 | Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen | Messebau, Standbau, Eventtechnik beim Auf- und Abbau |
| 8 | Fleischwirtschaft | Schlachtung, Zerlegung, Fleischverarbeitung; Fleischerhandwerk ausgenommen |
| 9 | Prostitutionsgewerbe | seit 2017 |
| 10 | Wach- und Sicherheitsgewerbe | Bewachung, Objektschutz, Veranstaltungssicherheit |
| 11 | Friseur- und Kosmetikgewerbe | neu seit 1. Januar 2026; Friseursalons, Kosmetik- und Nagelstudios, Barbershops |
Mit der Sofortmeldung korrespondiert eine Pflicht der Beschäftigten: Nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG müssen sie in denselben Branchen bei der Arbeit ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mitführen und dem Zoll auf Verlangen vorlegen. Der Zoll gleicht die Identität mit der Sofortmeldung ab – deshalb funktioniert die Kontrolle nur, wenn beides vorliegt. Wer den Ausweis nicht dabei hat, riskiert nach § 8 Abs. 2 Nr. 1 SchwarzArbG ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro.
Den Arbeitgeber trifft eine Hinweispflicht: Er muss nach § 2a Abs. 2 SchwarzArbG jede beschäftigte Person vor Erbringung der Arbeitsleistung „nachweislich und schriftlich“ auf die Mitführungspflicht hinweisen, den Hinweis für die Dauer der Beschäftigung aufbewahren und dem Zoll auf Verlangen vorlegen. Ein Satz im Arbeitsvertrag mit Unterschrift genügt; ein mündlicher Hinweis nicht. Fehlt der Nachweis, drohen bis zu 1.000 Euro – und ein schlechter Start in die Prüfung, weil der Zoll dann davon ausgeht, dass auch die übrigen Unterlagen lückenhaft sind.
Hier verbindet sich die Sofortmeldung mit dem Thema dieser Domain. § 17 Abs. 1 MiLoG verpflichtet Arbeitgeber, die Beschäftigte „in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen“ beschäftigen – sowie alle Arbeitgeber von Minijobbern außerhalb von Privathaushalten –, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertags aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Dieselbe Pflicht trifft den Entleiher, dem Leiharbeitskräfte in eine dieser Branchen überlassen werden. Die Unterlagen sind im Inland in deutscher Sprache bereitzuhalten, auf Verlangen der Prüfbehörde auch am Ort der Beschäftigung (§ 17 Abs. 2 MiLoG).
Die Vorschrift ist älter als jede Diskussion um die allgemeine Zeiterfassungspflicht nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 – sie gilt seit 2015 und ist anders als jene bußgeldbewehrt. Zwei Verordnungen schränken sie ein: Nach der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung entfällt die Aufzeichnung für Beschäftigte mit einem verstetigten Bruttomonatsentgelt über 4.461 Euro, oder über 2.974 Euro, wenn der Arbeitgeber dieses Entgelt nachweislich in den letzten zwölf Monaten gezahlt hat. Nach der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung genügt bei ausschließlich mobilen Tätigkeiten ohne Vorgaben zu Beginn und Ende – etwa bei Zeitungszustellung oder Kurierfahrten mit eigenverantwortlicher Einteilung – die Aufzeichnung der Dauer.
| Pflicht | Rechtsgrundlage | Wen sie trifft | Frist | Bußgeld bis |
|---|---|---|---|---|
| Sofortmeldung | § 28a Abs. 4 SGB IV | Arbeitgeber | spätestens bei Beschäftigungsaufnahme | 25.000 € (§ 111 SGB IV) |
| Ausweis mitführen | § 2a Abs. 1 SchwarzArbG | Beschäftigte | während der Arbeit | 5.000 € (§ 8 Abs. 2 Nr. 1 SchwarzArbG) |
| Schriftlicher Hinweis auf die Mitführungspflicht | § 2a Abs. 2 SchwarzArbG | Arbeitgeber | vor Arbeitsbeginn, Aufbewahrung für die Dauer der Beschäftigung | 1.000 € (§ 8 Abs. 2 Nr. 2 SchwarzArbG) |
| Arbeitszeitaufzeichnung Beginn, Ende, Dauer | § 17 Abs. 1 MiLoG | Arbeitgeber, Entleiher | bis zum siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag; Aufbewahrung zwei Jahre | 50.000 € (§ 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG) |
| Unterlagen bereithalten | § 17 Abs. 2 MiLoG | Arbeitgeber | Beschäftigungsdauer, höchstens zwei Jahre, auf Verlangen am Ort der Beschäftigung | 30.000 € (§ 21 Abs. 1 Nr. 9, Abs. 3 MiLoG) |
Die Zusammenschau erklärt, warum eine Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) fast immer bei der Zeiterfassung endet. Der Prüfer beginnt mit der Personenbefragung vor Ort, gleicht Ausweis und Sofortmeldung ab und fragt dann nach den Arbeitszeitaufzeichnungen der letzten Wochen – weil sich aus Beginn, Ende und Dauer ergibt, ob der Mindestlohn eingehalten wurde. Eine Aufzeichnung, die erst „am Monatsende“ aus dem Dienstplan abgeschrieben wird, verletzt bereits die Sieben-Tage-Frist; eine Aufzeichnung ohne Beginn und Ende erfüllt die Vorschrift nicht. Das seit 2026 geltende Gesetz hat die Befugnisse der FKS zudem erweitert: Sie kann Unterlagen in elektronischer Form verlangen und auf betriebliche IT-Systeme zugreifen, um Aufzeichnungen einzusehen – die Zeiten, in denen ein Ordner „im Büro“ die Prüfung vertagte, sind vorbei.
Nach der Jahresbilanz der Finanzkontrolle Schwarzarbeit für 2025, veröffentlicht am 20. Februar 2026, hat der Zoll rund 25.800 Arbeitgeber geprüft, über 52.100 Ordnungswidrigkeitenverfahren und rund 98.200 Strafverfahren eingeleitet und eine Schadenssumme von rund 675 Millionen Euro festgestellt – aus hinterzogenen Sozialversicherungsbeiträgen, nicht gezahlten Steuern und Mindestlöhnen sowie unrechtmäßig bezogenen Sozialleistungen. Die Prüfungen konzentrieren sich auf die § 2a-Branchen, weil dort die drei Pflichten zusammenlaufen und Verstöße ohne Aktenstudium feststellbar sind: Wer heute anfängt und nicht gemeldet ist, wer keinen Ausweis dabei hat, wer für die letzte Woche keine Zeiten vorlegen kann.
Für Betriebe in den elf Branchen lässt sich der Beginn eines Arbeitsverhältnisses auf vier Schritte reduzieren, die alle vor oder am ersten Tag liegen.
Versicherungsnummer aus dem Sozialversicherungsausweis; fehlt sie, Geburtsdatum, Geburtsort und Anschrift für die Vergabe. Steuer-ID und Krankenkasse für die reguläre Anmeldung gleich mit.
Meldegrund 20 über Abrechnungsprogramm oder SV-Meldeportal an die DSRV – spätestens am Morgen des ersten Tages vor Arbeitsbeginn. Übermittlungsprotokoll aufbewahren.
Schriftlich, mit Unterschrift, vor dem ersten Handgriff; Kopie in die Personalakte. Der Hinweis gehört als Standardklausel in jeden Arbeitsvertrag der Branche.
Beginn, Ende und Dauer ab dem ersten Arbeitstag erfassen; spätestens am siebten Kalendertag muss der Tag vollständig dokumentiert sein. Die reguläre Anmeldung folgt mit der ersten Abrechnung.
Die Sieben-Tage-Frist und die Pflicht, Beginn und Ende zu dokumentieren, schließen die verbreitete Praxis aus, am Monatsende Sollstunden aus dem Dienstplan zu übernehmen. Gefragt ist eine Erfassung, die am Tag selbst entsteht und die Änderungen nachvollziehbar hält.
| Anforderung | Warum sie hier zählt |
|---|---|
| Erfassung von Beginn und Ende, nicht nur Dauer | § 17 MiLoG verlangt alle drei Werte; die Dauer allein genügt nur bei mobilen Tätigkeiten nach der MiLoAufzV |
| Buchung am Tag selbst – App, Terminal oder Stempeluhr | Sieben-Tage-Frist; nachträgliche Sammelerfassung ist der häufigste Verstoß |
| Erfassung ab dem ersten Arbeitstag ohne Vorlauf | Person muss im System angelegt sein, bevor die Sofortmeldung übermittelt wird – nicht erst nach der Abrechnung |
| Änderungshistorie mit Zeitpunkt und Urheber | Zoll kann elektronische Unterlagen verlangen und Systeme einsehen; Korrekturen müssen erklärbar sein |
| Export je Person und Zeitraum | Vorlage am Ort der Beschäftigung auf Verlangen der Prüfbehörde |
| Aufbewahrung mindestens zwei Jahre | § 17 Abs. 1 MiLoG; Daten dürfen nach Vertragsende nicht sofort gelöscht werden |
| Stundenlohn-Auswertung je Person | Der eigentliche Prüfzweck: Entgelt geteilt durch erfasste Stunden muss den Mindestlohn von 13,90 Euro (2026) erreichen |
Eine Tabellenkalkulation erfüllt die Aufzeichnungspflicht formal, wenn sie tagesaktuell gepflegt wird – in der Praxis wird sie es nicht, weil im Gastgewerbe, auf der Baustelle oder im Salon niemand am Abend an einen Rechner geht. In Aplano stempeln Beschäftigte per App, an einem Tablet-Terminal oder per RFID-Chip; Beginn, Ende und Pausen entstehen am Tag selbst, Korrekturen bleiben nachvollziehbar, und Auswertungen lassen sich je Person und Zeitraum als CSV, Excel oder PDF ausgeben. Welche Terminal-Varianten für welchen Betrieb passen, vergleicht der Beitrag zu Terminals mit Chip, Karte und Fingerabdruck; die rechtlichen Grundlagen der Erfassung insgesamt ordnet die Seite zu den Regelungen ein, den technischen Aufbau die Seite zur Technik.
| Fehler | Wie der Prüfer ihn feststellt | Vermeidung |
|---|---|---|
| Sofortmeldung „mit der Abrechnung“ statt vor Arbeitsbeginn | Abgleich Beschäftigungsbeginn laut Befragung mit Meldedatum in der DSRV | Meldung als Pflichtschritt vor dem ersten Einsatz im Onboarding |
| Aushilfe „zur Probe“ ohne Meldung | Personenbefragung vor Ort | Kein Probearbeiten ohne Sofortmeldung – auch ein unbezahlter Probetag ist Beschäftigung, wenn Weisungen erteilt werden |
| Zeiten am Monatsende aus dem Dienstplan übernommen | Identische Beginn- und Endzeiten über Wochen, keine Abweichungen, keine Historie | Erfassung am Tag selbst per App oder Terminal |
| Nur Stundensummen, kein Beginn und Ende | Aufzeichnung genügt § 17 MiLoG nicht | Vollständige Buchungen; Dauer allein nur bei mobilen Tätigkeiten |
| Kein schriftlicher Hinweis auf die Ausweispflicht | Nachfrage nach dem Nachweis in der Personalakte | Klausel im Arbeitsvertrag, Unterschrift, Kopie |
| Daten nach Austritt gelöscht | Aufzeichnungen der letzten zwei Jahre nicht vorlegbar | Löschkonzept mit Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren nach § 17 MiLoG |
Die Sofortmeldung ist eine Formalie von zwei Minuten. Ihr Fehlen ist allerdings der Punkt, an dem eine Prüfung von der Routine zur Ermittlung wird – weil die Behörde dann unterstellen darf, dass die Beschäftigung verschleiert werden sollte. Wer die Meldung, den Hinweis und die tagesaktuelle Zeiterfassung als drei Teile eines einzigen Onboarding-Schritts behandelt, hat in den elf Branchen den Prüfungsfall bereits erledigt, bevor er eintritt.
Die Sofortmeldung ist eine zusätzliche Meldung zur Sozialversicherung, die Arbeitgeber in bestimmten Branchen nach § 28a Abs. 4 SGB IV spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung an die Datenstelle der Rentenversicherung abgeben müssen. Sie enthält Familienname, Vorname, Versicherungsnummer (oder die zu ihrer Vergabe nötigen Daten), Betriebsnummer des Arbeitgebers und den Tag der Beschäftigungsaufnahme. Sie ersetzt nicht die reguläre Anmeldung, sondern kommt hinzu.
Seit dem 1. Januar 2026 für elf Wirtschaftsbereiche: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Schaustellergewerbe, Gebäudereinigungsgewerbe, Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen, Fleischwirtschaft (ohne Fleischerhandwerk), Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe. Die Forstwirtschaft ist seit 2026 nicht mehr erfasst.
Spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung – also bevor die Person die erste Arbeitsminute leistet. Praktisch heißt das: Die Meldung wird am Vortag oder am Morgen des ersten Arbeitstags vor Arbeitsbeginn übermittelt. Eine Meldung am Ende des ersten Tages ist bereits verspätet.
Nach § 111 Abs. 1 Nr. 2 Buchstabe b SGB IV handelt ordnungswidrig, wer die Meldung nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig erstattet. Die Geldbuße kann nach § 111 Abs. 4 SGB IV bis zu 25.000 Euro betragen. Die Ordnungswidrigkeit stellt die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls bei Prüfungen fest, oft zusammen mit fehlenden Arbeitszeitaufzeichnungen.
Ja. Die Pflicht knüpft an die Branche an, nicht an die Art des Beschäftigungsverhältnisses. Geringfügig Beschäftigte, kurzfristig Beschäftigte, Aushilfen und Praktikanten im Arbeitsverhältnis sind sofortmeldepflichtig, wenn der Betrieb zu den genannten Wirtschaftsbereichen gehört. Bei Leiharbeit meldet der Verleiher als Arbeitgeber.
Beide Pflichten treffen dieselben Branchen und werden von derselben Behörde geprüft. § 17 Abs. 1 MiLoG verpflichtet Arbeitgeber in den Wirtschaftsbereichen des § 2a SchwarzArbG – und für alle Minijobber außerhalb von Privathaushalten –, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Fehlende oder verspätete Aufzeichnungen können nach § 21 Abs. 1 Nr. 8 und Abs. 3 MiLoG mit bis zu 50.000 Euro geahndet werden.
Terminals für Betriebe ohne Schreibtisch: Chip, Karte und Fingerabdruck. Standortabgleich bei mobilen Teams: GPS-Zeiterfassung. Nachweise gegenüber der Arbeitsagentur: Kurzarbeit. Einführung mit Betriebsrat: Elektronische Zeiterfassung einführen.
Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Quellen und Stand (17. September 2026): § 28a SGB IV (Abs. 4 Sofortmeldung, elf Wirtschaftsbereiche) · § 111 SGB IV (Bußgeld bis 25.000 Euro) · § 2a SchwarzArbG (Mitführungs- und Vorlagepflicht, Hinweispflicht) · § 8 SchwarzArbG (Bußgelder 5.000 / 1.000 Euro) · § 17 MiLoG (Aufzeichnung Beginn, Ende, Dauer bis zum siebten Kalendertag, Aufbewahrung zwei Jahre) · § 21 MiLoG (Bußgeld bis 50.000 Euro bei Nr. 8, sonst 30.000 Euro) · § 1 MiLoDokV (Entgeltgrenzen 4.461 / 2.974 Euro) · § 1 MiLoAufzV (nur Dauer bei mobilen Tätigkeiten) · Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung, BGBl. 2025 I Nr. 369 vom 29. Dezember 2025 (Bundestag 13. November 2025, in Kraft 1. Januar 2026) · Datenstelle der Rentenversicherung: Sofortmeldungen · Generalzolldirektion: Jahresbilanz 2025 der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (20. Februar 2026: 25.800 geprüfte Arbeitgeber, 675 Mio. Euro Schadenssumme) · aplano.de (Funktionsangaben, September 2026). Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall; verbindlich sind Gesetz, Verordnung und die Auskunft der Deutschen Rentenversicherung oder der zuständigen Hauptzollämter.