Kurzarbeitergeld wird vorläufig gezahlt und am Ende geprüft. Zwischen Auszahlung und Abschlussprüfung liegen oft anderthalb Jahre – und dazwischen entscheidet nur eines darüber, ob das Geld im Betrieb bleibt: die Arbeitszeitdokumentation.
Von Dr. Katharina Müller · 9. September 2026 · Quellen am Seitenende
Kurz beantwortet: Während der Kurzarbeit muss für jede Person und jeden Arbeitstag nachvollziehbar sein, wie viel Arbeitszeit geschuldet war (Soll), wie viel tatsächlich geleistet wurde (Ist) und welche Differenz als Ausfallstunde in die Abrechnung eingeht. § 320 SGB III verpflichtet den Arbeitgeber, die für die Leistung erheblichen Tatsachen aufzuzeichnen und die Unterlagen bereitzuhalten. Der Leistungsantrag muss binnen einer Ausschlussfrist von drei Monaten nach Ablauf des Abrechnungsmonats gestellt werden (§ 325 Abs. 3 SGB III); gezahlt wird zunächst vorläufig, endgültig entschieden wird in der Abschlussprüfung nach Ende der Kurzarbeit. Fehlen dann Nachweise, werden die Leistungen zurückgefordert.
Im Normalbetrieb dient die Arbeitszeiterfassung dem Arbeitsschutz und der Vergütung. In der Kurzarbeit kommt eine dritte Funktion hinzu: Sie ist die Bemessungsgrundlage einer Sozialleistung. Das Kurzarbeitergeld ersetzt einen Anteil der Nettoentgeltdifferenz für Stunden, die ausgefallen sind – und ob eine Stunde ausgefallen ist, lässt sich nur bestimmen, wenn Soll und Ist beide belegt sind.
Daraus folgt der Punkt, den Betriebe am häufigsten unterschätzen: Auch an Tagen ohne Arbeit muss dokumentiert werden. Bei Kurzarbeit Null entsteht sonst eine Lücke in den Daten, die im Nachhinein nicht mehr zu füllen ist. Die Nullbuchung ist der Nachweis, dass an diesem Tag nicht gearbeitet wurde – ihr Fehlen ist kein Nachweis für gar nichts, sondern ein fehlender Beleg für die abgerechnete Ausfallstunde.
Das Verfahren hat vier Stationen, und drei davon sind fristgebunden.
Schriftlich oder elektronisch bei der zuständigen Agentur für Arbeit, spätestens am letzten Tag des Monats, in dem die Kurzarbeit beginnt (§ 99 SGB III). Vor der Anzeige entsteht kein Anspruch.
Erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall (§ 96), betriebliche (§ 97) und persönliche Voraussetzungen (§ 98). Der Ausfall muss vorübergehend und unvermeidbar sein.
Mit Abrechnungsliste je Abrechnungsmonat, innerhalb der Ausschlussfrist von drei Monaten nach Ablauf des Monats (§ 325 Abs. 3 SGB III). Die Zahlung erfolgt vorläufig.
Nach dem Ende der Kurzarbeit gleicht die Agentur für Arbeit die abgerechneten Stunden mit den Nachweisen ab und entscheidet endgültig. Abweichungen führen zur Rückforderung.
Zur Bezugsdauer: Gesetzlich sind es zwölf Monate. Die Vierte Verordnung über die Bezugsdauer für das Kurzarbeitergeld, in Kraft seit dem 1. Januar 2026, verlängert sie auf bis zu 24 Monate, längstens bis zum 31. Dezember 2026, und greift für Betriebe, deren Kurzarbeit bereits zuvor begonnen hatte. Ab dem 1. Januar 2027 gilt wieder die gesetzliche Bezugsdauer von zwölf Monaten, sofern keine neue Verordnung ergeht – ein Punkt, der in die Planung gehört, wenn die Kurzarbeit über den Jahreswechsel laufen soll.
Die Abrechnung steht und fällt mit fünf Größen. Sie müssen tagesgenau vorliegen, nicht als Monatssumme – die Summe ist das Ergebnis, nicht der Nachweis.
| Größe | Was belegt wird | Häufige Fehlerquelle |
|---|---|---|
| Sollarbeitszeit je Tag | vertraglich geschuldete Arbeitszeit ohne Kurzarbeit | Teilzeitprofile und Schichtmodelle nicht hinterlegt |
| Ist-Arbeitszeit je Tag | tatsächlich geleistete Stunden, auch null | Erfassung während Kurzarbeit Null ausgesetzt |
| Ausfallstunden | Differenz aus Soll und Ist | rechnerisch geschätzt statt aus Buchungen abgeleitet |
| Abwesenheiten | Urlaub, Krankheit, Feiertag, Freizeitausgleich | Urlaubstag als Ausfallstunde abgerechnet |
| Arbeitszeitkonto | Stand und Bewegungen des Guthabens | Guthaben nicht abgebaut, Ausfall damit vermeidbar |
Besonders die vierte Zeile führt regelmäßig zu Beanstandungen. Ein Urlaubstag ist kein Arbeitsausfall: Für ihn wird Urlaubsentgelt gezahlt, nicht Kurzarbeitergeld. Dasselbe gilt für Krankheitstage mit Entgeltfortzahlung und für Feiertage, an denen ohnehin nicht gearbeitet worden wäre. Wer diese Tage nicht sauber aus der Ausfallberechnung heraushält, rechnet zu viel ab – und zahlt es nach der Abschlussprüfung zurück.
Der Arbeitsausfall muss unvermeidbar sein. Vermeidbar ist er unter anderem dann, wenn er durch den Einsatz vorhandener Arbeitszeitguthaben ganz oder teilweise verhindert werden könnte. Praktisch heißt das: Bestehende Plusstunden sind grundsätzlich vorrangig abzubauen, bevor Kurzarbeitergeld für dieselben Stunden beansprucht wird. § 96 SGB III nennt allerdings Guthaben, die geschützt bleiben – etwa solche, die vertraglich für andere Zwecke gebunden sind oder eine bestimmte Größenordnung überschreiten.
Für die Erfassung bedeutet das zweierlei. Erstens muss der Kontostand zu jedem Zeitpunkt der Kurzarbeit rekonstruierbar sein, nicht nur der aktuelle Saldo. Zweitens müssen Kontenbewegungen von Ausfallstunden unterscheidbar bleiben: Eine Stunde, die aus dem Guthaben abgebaut wurde, ist keine Ausfallstunde. Wie sich Kontentypen, Kappungsgrenzen und Ausgleichszeiträume dafür sauber führen lassen, behandelt der Beitrag zum elektronisch geführten Arbeitszeitkonto; die Bewertungslogik dahinter ordnet der Beitrag zur Zeitwirtschaft ein.
Zwei Konstellationen erzeugen bei der Prüfung sofort Rückfragen. Die erste ist Mehrarbeit während der Kurzarbeit: Wenn in derselben Abrechnungsperiode einzelne Personen Überstunden leisten, während für andere Ausfallstunden abgerechnet werden, muss der Betrieb erklären können, warum der Ausfall trotzdem unvermeidbar war. Nicht jede solche Konstellation ist unzulässig – Qualifikationen sind nicht beliebig austauschbar –, aber sie gehört begründet und dokumentiert.
Die zweite betrifft Nebeneinkommen der Beschäftigten. Eine während der Kurzarbeit neu aufgenommene Nebentätigkeit wirkt sich auf die Höhe des Kurzarbeitergeldes aus; sie ist mitzuteilen und in der Abrechnung zu berücksichtigen. Für den Betrieb heißt das vor allem: Die Information muss den Weg von der beschäftigten Person in die Entgeltabrechnung finden, nicht erst in die Abschlussprüfung.
Die Anforderungen unterscheiden sich von der normalen Zeiterfassung in vier Punkten.
| Anforderung | Warum sie bei Kurzarbeit zählt |
|---|---|
| Hinterlegte Sollzeiten je Person und Tag | ohne Soll keine Ausfallstunde – die Vertragsarbeitszeit muss im System stehen, nicht im Arbeitsvertrag im Ordner |
| Nullbuchungen an arbeitsfreien Kurzarbeitstagen | lückenlose Datenreihe als Beleg gegenüber der Abschlussprüfung |
| Getrennte Abwesenheitsarten | Urlaub, Krankheit und Feiertag dürfen nicht als Ausfallstunden gezählt werden |
| Änderungshistorie mit Zeitpunkt und Urheber | rückwirkende Korrekturen müssen anderthalb Jahre später noch erklärbar sein |
| Monatsexport je Person | Grundlage für Abrechnungsliste, Steuerberatung und Prüfungsunterlagen |
| Kontenstände im Zeitverlauf | Nachweis, dass Guthaben vorrangig abgebaut wurden |
Eine Tabellenkalkulation erfüllt formal die Aufzeichnungspflicht, scheitert aber an der vierten Zeile: Sie zeigt den Stand nach der letzten Änderung, nicht deren Verlauf. Genau das ist bei einer Prüfung anderthalb Jahre nach der Auszahlung der kritische Punkt. In Aplano liegen geplanter Dienst, erfasste Zeit und Stundenkonto in einem System, sodass Soll, Ist und Saldo je Person und Tag aus derselben Datenbasis stammen und Auswertungen monatsweise als CSV, Excel oder PDF ausgegeben werden können; Korrekturen bleiben dabei nachvollziehbar. Welche technischen Anforderungen ein solches System sonst erfüllen sollte, beschreibt die Seite zur Technik, den rechtlichen Rahmen der Erfassung die Seite zu den Regelungen. Wie eine Einführung ohne Reibung abläuft – auch mitten in einer Kurzarbeitsphase – zeigt der Beitrag zur Einführung der elektronischen Zeiterfassung.
Die Unterlagen zur Kurzarbeit müssen über das Ende der Kurzarbeit hinaus verfügbar bleiben, weil die Abschlussprüfung erst danach stattfindet und sich über Monate ziehen kann. Wer nach den arbeitszeitrechtlichen Mindestfristen von zwei Jahren aussortiert – § 16 Abs. 2 ArbZG für die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit, § 17 MiLoG für die dort erfassten Beschäftigungsverhältnisse –, riskiert, dass ihm im Prüfverfahren genau die Belege fehlen. Für Entgeltunterlagen gelten ohnehin längere sozialversicherungs- und steuerrechtliche Fristen. Die praktikable Regel lautet deshalb: Kurzarbeitsunterlagen bleiben bis zum bestandskräftigen Abschluss der Prüfung vollständig erhalten, einschließlich der Zeitkontenauszüge.
Ja, und genauer als sonst. § 320 SGB III verpflichtet den Arbeitgeber, die für die Leistung erheblichen Tatsachen aufzuzeichnen und die Unterlagen bereitzuhalten. Für jede Person und jeden Tag müssen Sollarbeitszeit, geleistete Arbeitszeit und die daraus folgenden Ausfallstunden nachvollziehbar sein – auch an Tagen mit Kurzarbeit Null.
Innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Kalendermonats, für den das Kurzarbeitergeld beantragt wird (§ 325 Abs. 3 SGB III). Die Frist ist eine Ausschlussfrist: Wird sie versäumt, entfällt der Anspruch für diesen Monat vollständig.
Kurzarbeitergeld wird vorläufig gezahlt. Nach dem Ende der Kurzarbeit folgt die Abschlussprüfung: Abgerechnete Ausfallstunden werden mit Arbeitszeitnachweisen, Entgeltunterlagen und Arbeitszeitkonten abgeglichen. Bei Abweichungen oder fehlenden Nachweisen werden Leistungen zurückgefordert.
Nein. Für Urlaubstage wird Urlaubsentgelt gezahlt, für Krankheitstage im Regelfall Entgeltfortzahlung; Feiertage wären ohnehin arbeitsfrei gewesen. Diese Tage gehören aus der Ausfallberechnung heraus – werden sie mitgerechnet, entsteht eine Überzahlung, die bei der Abschlussprüfung auffällt.
In der Regel ja. Ein Arbeitsausfall ist vermeidbar, solange er durch den Einsatz von Arbeitszeitguthaben verringert werden kann, und vermeidbare Ausfälle begründen keinen Anspruch. § 96 SGB III schützt allerdings bestimmte Guthaben. Die Kontenstände gehören deshalb zu den Prüfungsunterlagen.
Vorgeschrieben ist keine bestimmte Technik. Praktisch fehlt der Tabelle die Änderungshistorie: Sie zeigt den letzten Stand, aber nicht, wer wann was geändert hat. Bei einer Prüfung lange nach der Auszahlung ist genau das die Frage, an der eine Dokumentation scheitert.
Kontotypen, Kappung und Ausgleichszeiträume: Arbeitszeitkonto elektronisch führen. Was ein System aus Buchungen rechnet: Zeitwirtschaft. Einführung mit Betriebsrat: Elektronische Zeiterfassung einführen. Gesetzeslage im Entwurf: Referentenentwurf 2026.
Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Quellen und Stand (9. September 2026): § 95 SGB III · § 96 SGB III (erheblicher Arbeitsausfall, Vermeidbarkeit, Arbeitszeitguthaben) · § 99 SGB III (Anzeige) · § 320 SGB III (Mitwirkungs- und Aufzeichnungspflichten) · § 325 SGB III (Antrag, Ausschlussfrist) · § 16 ArbZG · § 17 MiLoG · Bundesagentur für Arbeit: Abschlussprüfungen zum Kurzarbeitergeld · BMAS: Vierte Verordnung über die Bezugsdauer für das Kurzarbeitergeld (in Kraft seit 01.01.2026, bis zu 24 Monate längstens bis 31.12.2026). Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall; verbindlich sind Gesetz, Bescheid der Agentur für Arbeit und Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung.