Auf der Baustelle, im Außendienst und in der Pflege liegt die Idee nahe: Wer per App stempelt, soll dabei auch belegen, dass er am richtigen Ort ist. Zwischen diesem punktuellen Abgleich und einer laufenden Ortung liegt allerdings der gesamte rechtliche Unterschied.
Von Dr. Katharina Müller · 19. August 2026 · Quellen am Seitenende
Kurz beantwortet: Ein punktueller Standortabgleich im Moment des Stempelns kann zulässig sein, wenn er erforderlich ist, um die Buchung dem richtigen Einsatzort zuzuordnen, und wenn er auf diesen Moment beschränkt bleibt. Eine dauerhafte Ortung während der Arbeitszeit ist dagegen in aller Regel unzulässig: Sie erzeugt ein Bewegungsprofil, greift tief in das Persönlichkeitsrecht ein und ist nicht erforderlich, weil dasselbe Ziel mit milderen Mitteln erreichbar ist. Rechtsgrundlage ist in der Praxis Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dokumentierter Interessenabwägung; besteht ein Betriebsrat, ist das System nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig.
Der Begriff verdeckt eine Unterscheidung, an der rechtlich alles hängt. Gemeint sein kann erstens der Standortabgleich beim Buchen: Die App ermittelt in dem Moment, in dem jemand auf „Kommen“ tippt, die Position und prüft, ob sie innerhalb eines vorher definierten Radius um den Einsatzort liegt – üblicherweise Geofencing genannt. Danach wird der Standort nicht weiter beobachtet; gespeichert wird im Idealfall nur das Ergebnis der Prüfung, nicht die Koordinate.
Gemeint sein kann zweitens die laufende Ortung: Das Gerät oder das Fahrzeug meldet in kurzen Abständen seine Position, und aus den Meldungen entsteht eine Spur. Technisch ist das eine kleine Erweiterung, datenschutzrechtlich ein anderer Sachverhalt. Aus einer Spur lässt sich ablesen, wie lange jemand an einer Adresse war, welche Route er gewählt hat, wo er Pause gemacht hat – Informationen, die zur Erfassung der Arbeitszeit nicht benötigt werden.
| Merkmal | Punktueller Abgleich beim Buchen | Laufende Ortung |
|---|---|---|
| Erhebungszeitpunkt | nur bei Kommen, Gehen, Pause | fortlaufend während der Schicht |
| Ergebnis | „innerhalb des Radius: ja/nein“ | Bewegungsprofil mit Zeitstempeln |
| Eingriffstiefe | gering, wenn keine Koordinate gespeichert wird | hoch; Rückschlüsse auf Verhalten und Leistung |
| Erforderlichkeit | begründbar bei wechselnden Einsatzorten | für Zeiterfassung praktisch nie gegeben |
| Rechtliche Einordnung | im Einzelfall zulässig | in aller Regel unzulässig |
Standortdaten von Beschäftigten sind personenbezogene Daten; ihre Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage. Lange wurde dafür selbstverständlich auf § 26 Abs. 1 BDSG verwiesen – Verarbeitung, soweit sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Diese Grundlage ist unsicher geworden. Der Europäische Gerichtshof hat mit Urteil vom 30. März 2023 (C-34/21) zur wortgleich aufgebauten hessischen Regelung entschieden, dass eine nationale Vorschrift nur dann eine spezifischere Regelung im Sinne von Art. 88 Abs. 1 DSGVO ist, wenn sie die Anforderungen des Art. 88 Abs. 2 DSGVO erfüllt und nicht bloß den Verordnungstext wiederholt. Mehrere Aufsichtsbehörden ziehen daraus die Konsequenz, dass § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG nicht anwendbar ist, und verweisen auf Art. 6 Abs. 1 DSGVO.
Für den Standortabgleich bedeutet das praktisch: Er wird auf das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt, und die Abwägung gehört schriftlich dokumentiert. Sie muss das konkrete Interesse benennen – etwa die zutreffende Zuordnung von Arbeitszeit zu wechselnden Einsatzorten –, die Alternativen prüfen und begründen, warum die gewählte Ausgestaltung der mildeste gangbare Weg ist. Ohne diese Dokumentation ist die Verarbeitung im Zweifel nicht nachweisbar rechtmäßig; die Rechenschaftspflicht aus Art. 5 Abs. 2 DSGVO liegt beim Betrieb.
Die entscheidende Frage lautet nicht „darf man GPS nutzen?“, sondern „gibt es ein milderes, gleich geeignetes Mittel?“. Für die Arbeitszeiterfassung lautet die Antwort überraschend oft: ja. Wer wissen will, auf welcher Baustelle jemand gearbeitet hat, kann das Projekt bei der Buchung auswählen lassen. Wer Manipulation verhindern will, kann mit einem QR-Code oder einem NFC-Tag am Einsatzort arbeiten – die Anwesenheit ist damit belegt, ohne dass eine Koordinate verarbeitet wird. Wer Touren koordinieren will, kann anrufen.
Genau an dieser Stelle sind Betriebe bereits gescheitert. Das Verwaltungsgericht Lüneburg hatte mit Teilurteil vom 19. März 2019 (4 A 12/19) über ein Reinigungsunternehmen zu entscheiden, dessen Firmenfahrzeuge dauerhaft geortet wurden; die Daten – gefahrene Strecken mit Start- und Zielpunkten, Fahrzeiten, Zündungsstatus – wurden 150 Tage gespeichert. Das Gericht bestätigte die Anordnung der Aufsichtsbehörde: Die Ortung verletze das Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten und sei für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses nicht erforderlich, weil die Koordination auch per Telefon möglich sei. Die vorgelegten Einwilligungen halfen nicht, weil sie die Informationspflichten nicht erfüllten beziehungsweise das Widerrufsrecht fehlte.
Wo wechselnde Einsatzorte tatsächlich zugeordnet werden müssen, lässt sich ein Standortabgleich begründen – aber nur in einer eng zugeschnittenen Ausgestaltung.
Die Position wird ausschließlich bei Kommen, Gehen und Pausenbuchung ermittelt, nie dazwischen und nie im Hintergrund.
Gespeichert wird die Information „innerhalb des Radius“ – nicht der genaue Punkt. Was nicht gespeichert wird, kann später nicht ausgewertet werden.
Zweck, Umfang, Speicherdauer und Empfänger stehen nach Art. 13 DSGVO vorab schriftlich fest und sind allen bekannt – heimliche Ortung ist ausgeschlossen.
Für Geräte ohne Ortung, für Ablehnungsfälle und für Störungen existiert eine gleichwertige Buchungsmöglichkeit – etwa Terminal, Browser oder nachträgliche Korrektur.
Der Standortbezug wird gelöscht, sobald der Monat abgeschlossen ist. Für den Arbeitszeitnachweis selbst ist er danach ohne Bedeutung.
Kommt eine dieser Bedingungen nicht zustande, kippt die Abwägung schnell. Besonders häufig scheitert Bedingung 4: Wird die Erfassung faktisch an das private Smartphone und dessen Standortfreigabe gekoppelt, entsteht ein Zwang, den weder eine Einwilligung noch eine Betriebsvereinbarung heilt.
Besteht ein Betriebsrat, ist die Einführung nicht allein eine Datenschutzfrage. Ein System, das Standortdaten verarbeitet, ist eine technische Einrichtung, die dazu geeignet ist, Verhalten und Leistung der Beschäftigten zu überwachen; damit unterliegt es dem Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Auf die Absicht des Arbeitgebers kommt es nicht an – die objektive Eignung genügt. Ohne Betriebsvereinbarung oder Zustimmung darf das System nicht in Betrieb gehen.
Die Betriebsvereinbarung ist dabei kein bloßes Formerfordernis, sondern das Werkzeug, mit dem sich die fünf Bedingungen verbindlich festschreiben lassen: Auslöser der Erhebung, Radius, Speicherdauer, Auswertungsverbot für Leistungskontrolle, alternativer Buchungsweg. Wie eine Einführung mit Mitbestimmung Schritt für Schritt abläuft, beschreibt der Beitrag Elektronische Zeiterfassung einführen. Wo systematisch Standortdaten verarbeitet werden, ist zusätzlich zu prüfen, ob nach Art. 35 DSGVO eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen ist.
Der häufigste Beweggrund für den Standortabgleich ist der Verdacht, dass zu früh oder von zu Hause gestempelt wird. Der Abgleich beantwortet allerdings nur, wo ein Gerät war, nicht, wer es bedient hat und ob tatsächlich gearbeitet wurde. Für die eigentliche Zuordnung ist ein personengebundenes Merkmal am Einsatzort wirksamer – ein RFID-Chip an einer Tablet-Station etwa, wie ihn der Beitrag Chip, Karte oder Fingerabdruck vergleicht. Biometrische Verfahren scheitern dagegen meist an derselben Erforderlichkeitshürde wie die Dauerortung; das ordnet Biometrische Zeiterfassung per Fingerabdruck ein.
In Systemen wie Aplano steht der Standortabgleich deshalb neben anderen Wegen und nicht an ihrer Stelle: Gebucht wird per Mitarbeiter-App, im Browser oder an einer Tablet-Stempeluhr mit RFID; Geofencing lässt sich für Einsatzorte aktivieren, an denen die Zuordnung nötig ist. Entscheidend bleibt die Konfiguration – ein sauberes Datenmodell mit Korrekturpfad und Rollen, wie es die Seite Technik beschreibt, trägt den Nachweis auch ohne jede Koordinate.
Fazit: GPS in der Zeiterfassung ist zulässig, solange es eine Prüfung ist und keine Beobachtung. Wer nur das Ergebnis des Abgleichs speichert, den Zweck vorher offenlegt und einen Buchungsweg ohne Standort bereithält, bleibt auf der sicheren Seite. Wer Positionen sammelt, weil sie ohnehin anfallen, hat kein Zeiterfassungssystem mehr, sondern ein Ortungssystem – mit deutlich höheren Anforderungen und schlechteren Aussichten.
Ein punktueller Standortabgleich im Moment des Stempelns kann zulässig sein, wenn er erforderlich ist, um die Buchung dem richtigen Einsatzort zuzuordnen, und wenn er auf diesen Moment beschränkt bleibt. Eine dauerhafte Ortung während der Arbeitszeit ist dagegen in aller Regel unzulässig, weil sie ein Bewegungsprofil erzeugt und dasselbe Ziel mit milderen Mitteln erreichbar ist. Das Verwaltungsgericht Lüneburg hat eine solche Dauerortung mit Teilurteil vom 19.03.2019 (4 A 12/19) als nicht erforderlich und damit als unzulässig eingestuft.
In der Praxis auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, also das berechtigte Interesse, verbunden mit einer dokumentierten Interessenabwägung. Der Rückgriff auf § 26 Abs. 1 BDSG ist unsicher geworden: Der Europäische Gerichtshof hat mit Urteil vom 30.03.2023 (C-34/21) zur wortgleichen hessischen Regelung entschieden, dass eine nationale Norm die Anforderungen des Art. 88 Abs. 2 DSGVO erfüllen muss; mehrere Aufsichtsbehörden halten § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG deshalb für nicht anwendbar und verweisen auf Art. 6 DSGVO.
Wo ein Betriebsrat besteht, ja. Ein System, das Standortdaten von Beschäftigten verarbeitet, ist eine technische Einrichtung, die zur Überwachung von Verhalten und Leistung geeignet ist; damit greift das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Es kommt nicht darauf an, ob der Arbeitgeber überwachen will – die objektive Eignung genügt. Ohne Betriebsvereinbarung oder Zustimmung darf das System nicht eingeführt werden.
Sie trägt selten allein. Eine Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis muss freiwillig, informiert und jederzeit widerrufbar sein; wegen des Abhängigkeitsverhältnisses wird die Freiwilligkeit kritisch geprüft. Wer die Erfassung an die Einwilligung koppelt und für den Widerruf keinen alternativen Buchungsweg vorhält, macht sie faktisch zur Bedingung – dann ist sie unwirksam. Das Verwaltungsgericht Lüneburg hat die im dortigen Fall vorgelegten Einwilligungen unter anderem wegen fehlender Information und fehlendem Widerrufsrecht verworfen.
Nein. Nach Feierabend, in Pausen und bei privater Fahrzeugnutzung besteht kein Zweck, der eine Standortverarbeitung tragen würde. Ein System muss deshalb technisch sicherstellen, dass außerhalb der gebuchten Arbeitszeit keine Positionsdaten anfallen – und nicht nur organisatorisch versprechen, dass niemand hineinsieht.
Erfassungswege ohne Standortbezug: Chip, Karte oder Fingerabdruck. Grenzen biometrischer Verfahren: Biometrische Zeiterfassung per Fingerabdruck. Einführung mit Mitbestimmung: Elektronische Zeiterfassung einführen. Technischer Aufbau: So sollte ein elektronisches Zeitsystem aufgebaut sein.
Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Quellen und Stand (19. August 2026): Art. 6 DSGVO · Art. 5 DSGVO · Art. 13 DSGVO · Art. 35 DSGVO · Art. 88 DSGVO · § 26 BDSG · § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG · EuGH, Urteil vom 30.03.2023 – C-34/21 · VG Lüneburg, Teilurteil vom 19.03.2019 – 4 A 12/19 · LfDI Baden-Württemberg: FAQ zu Rechtsgrundlagen bei Beschäftigtendaten. Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall.